O zákazníkovi
Společnost pro podporu lidí s mentálním postižením v České republice (SPMP) je organizace, která zastřešuje více než 70 pobočných spolků sdružujících rodiče s mentálním postižením či samotné postižené. Odhaduje se, že v České republice 1 – 3 % celé populace jsou lidé s mentálním postižením. Cílem SPMPCR je podporovat integraci těchto lidi a upozorňovat na to, že i oni mají standardní lidská práva, mohou pracovat, samostatně bydlet, navazovat vztahy a vést obvyklý život apod. Organizace se zasazuje o udržování svéprávnosti, snaží se řešit s rodiči otázku budoucnosti dětí, včetně v poslední době hodně diskutovaného tématu inkluze ve vzdělání a v dospělém životě.
Výzvy
Společnost sídlí v pražském Karlíně, kde jednak komunikuje se svými klienty a jednak se snaží pomáhat i lidem v jednotlivých regionálních spolcích. Činnost SPMP zahrnuje organizaci nejrůznějších společenských akcí a sociální poradenství ať již formou osobní, telefonickou nebo e-mailu. Sociální poradenství je stěžejní činností společnosti, na které navazují další aktivity jako podpůrné víkendy s terapeuty, pro rodiče dětí či sebeadvokační činnost lidí s mentálním postižením. Důležitou součástí aktivit je také organizace konferencí či seminářů, včetně zapojení do mezinárodních projektů. Zajišťováním všech těchto aktivit se zabývá cca 15 – 20 zaměstnanců včetně externistů, kteří se ročně věnují více než 150 klientům osobně v Praze a Brně a mnoha dalším telefonicky a po e-mailu, celkem pak více než 500 lidí z celé republiky ročně.
Pracovníci společnosti tím pádem poměrně masivně komunikují, ať již po telefonu, Skypu a v současné době především elektronickou poštou. Není žádnou výjimkou, když jednotliví pracovníci řeší týdně až 500 e-mailů (příchozích i odchozích). Řada z nich, zejména externisté, také pracují nejen v prostorách kanceláře, ale také z domova, z kaváren, na schůzkách či v dopravních prostředcích. Vzhledem k omezeným rozpočtům je navíc kladen důraz na co nejnižší náklady při komunikaci.
Řešení
V roce 2007 společnost nasadila komunikační řešení Kerio Connect, které je jednou z hlavních alternativ k Microsoft Exchange. E-mailový server Kerio Connect poskytuje e-mail, instant messaging, sdílené kalendáře a správu kontaktů ve většině poštovních klientů, IM klientů, webových prohlížečích a mobilních zařízeních.
V SPMP nahradilo Kerio Connect původní nezabezpečené mailhostingové řešení. Hlavními nedostatky předešlého emailového systému byla nízká kvalita služeb, malé schránky, nemožnost plné synchronizace a sdílení schránek apod. Nasazení nového řešení Kerio Connect nabídl externí IT administrátor, který s ním měl dobré zkušenosti v jiných společnostech. Hlavní motivem byl fakt, že Kerio Connect umožňuje plnou kontrolu nad administrací, je spolehlivý, a obsahuje kvalitní služby podpory a aktualizací. Systém momentálně v SPMP běží na Windows Server 2016, na hardwaru HP server ML110 a v kombinaci s antivirovým programem Sophos.
Přínosy
Hlavní výhodou Kerio Connect je vzhledem k mobilnímu stylu práce pracovníků SPMS snadný přístup k elektronické poště odkudkoliv přes chytrý telefon. Pracovníci si mohou poštu zkontrolovat na cestě či doma, aniž by museli mít neustále u sebe notebook. Velkou uživatelskou výhodou jsou sdílené kontakty, ke kterým funguje přístup odkudkoliv a nemusejí se vytvářet pro každého uživatele zvlášť – to je důležité především v kolektivu SPMP, který tvoří často matky s malými dětmi na částečný úvazek, kde tudíž dochází k častým personálním změnám, s požadavkem na flexibilní pracovní podmínky. Rovněž se používají funkcionality umožňující synchronizaci kalendáře a další formy spolupráce s brněnskou kanceláří.
SPMP se elektronickou poštou podařilo v podstatě nahradit kdysi běžnou poštovní komunikaci během organizace akcí, včetně přihlašování na konference, upozorňování, zasílání událostí do kalendáře, čímž se výrazně zlepšuje účast na konferencích. V roce 2017 došlo v rámci rozšíření částečných pracovních úvazků a k vyšší potřebě flexibilní práce z domova, a proto byl zvýšen počet licencí Kerio Connect z původních 10 na současných 15.
Dosažené cíle
„V průběhu let se elektronická pošta stala hlavní pracovním nástrojem k vyřizování naší agendy a k organizaci nejrůznějších aktivit. Vzhledem k flexibilitě a mobilitě naší práce je pro nás Kerio Connect neocenitelným pomocníkem, jsme s ním velmi spokojeni. Velmi si vážíme nezištné pomoci, díky které můžeme tento uživatelsky velmi přívětivý produkt využívat zdarma, a nyní i v rozšířeném počtu licencí.“
Camille Latimier, ředitelka Společnosti pro podporu lidí s mentálním postižením.
Případová studie ke stažení zde
