Zatímco zálohování je primární metodou k ochraně podnikových dat umožňující v případě potřeby jejich rychlou kompletní obnovu, archivace naproti tomu poskytuje cenově přijatelné úložiště s možností okamžitého přístupu k vybraným informacím. V ideálním případě se oba procesy vzájemné doplňují. Přesto se ale stává, že uživatelé si oba pojmy pletou a například využívají backup řešení i k zálohování informací určených k archivaci, čímž proces zálohování a případné obnovy komplikují a neúměrně prodlužují.
Zálohování
Popišme si alespoň dva základní rozdíly mezi zálohováním a archivací. První odlišností jsou data. Zálohovány jsou aktivní informace, které obsahují veškerá provozní data využívána ke každodennímu chodu firmy, jako jsou například živá konstrukční data, výrobní data, aktuální objednávky apod. Součástí zálohovacího procesu je kopírování klíčových firemních informací do úložiště, ať již lokálního či v cloudu. I po provedení zálohy data zůstávají v produkčním systému, takže pokud například přijde ke ztrátě zálohy, firma funguje dál – i když za zvýšeného rizika, nicméně zálohu si může snadno vytvořit znovu.
Dalším rozdílným faktorem je přístup k datům. Ten je v případě zálohování optimalizován na přenos velkých datových objemů, už také proto, že zálohovat lze nejen individuální datové objekt, ale také aplikace či operační systémy. Proces obnovy dat ze zálohy je zaměřen především na rychlost, aby v případě ztráty dat bylo možné obnovit provoz firmy co nejdříve.
Zálohování dat je pro každý podnik věc naprosto nutná – jeho cílem je přesunout aktuální data do jiné lokality pro případ nějakého incidentu či katastrofy. Zálohování by mělo jednoznačně být automatizované a také pravidelně testované. Je třeba také stanovit, jako dlouho do minulosti se bude záloha vytvářet.
Existují dvě možnosti zálohování – do lokálního úložiště a do cloudu. Podle průzkumu Acronis preferuje v současné době lokální zálohovací řešení 91 % firemních zákazníků, 6 % upřednostňuje cloudové a 3 % obě; Nicméně obliba cloudu postupně roste – za předpokladu srovnatelné ceny by více než 50 % zákazníků zvažovalo přechod na cloudové zálohování.
České domácnosti a malé kanceláře nejčastěji spoléhají na zálohovací řešení Acronis True Image, pro společnosti je potom určeno řešení Acronis Backup.
Archivace
Archivační technologie řeší něco jiného. Jsou určeny primárně k uchovávání starších či neaktuálních dat po určitou dobu, většinou z na základě regulačních požadavků či potřeby dohledávání starších informací obsažených například v podnikových e-mailech. Specializovaná archivační řešení typicky přemisťují informace určené k archivaci do úložišť, která jsou cenově výhodnější než v případě zálohování. Na rozdíl od zálohování existují archivovaná data jenom v jedné kopii, takže v případě havárie systému může firma o tato data přijít úplně, i když to nemusí pro firmu znamenat bezprostřední katastrofu.
Přístup k archivovaným informacím je zajištěn tak, aby poskytl okamžitý granulární přístup k uloženým informacím s možností vyhledávání a přístupu k jednotlivým souborům či e-mailům. Na rozdíl od backup systémů nemůže archivační řešení zajistit kompletní obnovu systémů, protože obsahuje pouze podmnožinu podnikových dat.
Archivace umožňuje držet v archivu veškerá data z historie firmy. V SMB firmách zpravidla stačí archivovat elektronickou poštu ve stavu, v jakém přišla a odešla. Archivace elektronické pošty je ze zákona stejně důležitá jako archivace obchodní korespondence a v důsledku toho, že dnes je většina faktur posílána elektronicky ve formátu PDF, je dokonce archiv elektronické pošty vyžadován zákonem o účetnictví.
Archivační řešení umožňuje rychlé vyhledávání informací, což je velkým přínosem pro uživatele – podle průzkumu společnosti GFI Software se s problémem, že zaměstnanci ztratili či nemohli nalézt důležité e-maily, se často setkává přes 90 % českých firem. V segmentu SMB firem je populární řešení GFI Archiver, které umožňuje uživatelům komfortně vyhledávat starší e-maily přímo z nejrozšířenějšího poštovního klienta Microsoft Outlook.
Zálohování není archivace a ani archivace není zálohování: zatímco zálohování vás kompletně vrátí tam, kde jste byli v okamžiku zálohy, archivace vám vrátí jen soubory a e-maily, které vznikly do okamžiku archivace, tj. teoreticky až do současnosti. Proto se doporučuje kombinovat oba přístupy.
