Záloha Outlooku – jak zálohovat MS Outlook

Otázku zálohování Outlooku je třeba rozdělit na dvě části:

1) Zálohování pošty, která se nachází na mailovém serveru (MS Exchange, Exchange online, free mailové služby atd.)
2) Zálohování pošty, která je uložena v počítači (již stažena v lokálním archivu)

V prvním případě, kdy se pošta nachází na mailovém serveru
V tomto případě platí, že není možné tuto poštu zálohovat, právě z toho důvodu, že pošta se v žádné podobě fyzicky nenachází na lokálním počítači. Pokud nenajdete jiný způsob, jak tyto online zprávy zabezpečit jinak (například synchronizací atd.), můžete využít jednoduchý trik. Zřiďte si další emailový účet u některého z poskytovatelů free mailové služby a vytvořte si pravidlo, že veškerá příchozí pošta se bude automaticky přeposílat na tento druhý účet. Zde pak tuto poštu najdete například v případě nechtěného smazání zprávy.

Další možností je pravidelná archivace emailových zpráv. V Outlooku si můžete nastavit pravidlo, které například každý týden poštu přesune z adresářů (doručená a odchozí pošta a jejich podsložky) do lokálního archivu. Tento archiv se ukládá na lokální disk počítače a ten je možné zálohovat jiná data. Nevýhodou je, že zprávy neuvidíte v doručené poště, ale uvidíte je v archivu.

Pokud jde o firemní prostředí, měl by zabezpečení emailového serveru včetně pošty zajistit váš správce počítačové sítě. Pro MS Exchange a Exchange online nabízí Acronis zálohovací řešení Acronis Backup, které umožňuje zálohovat jak celý server, jeho disky a svazky, tak databázi Exchange, uživatele, poštovní schránky a jednotlivé emaily.

V druhém případě, kdy se pošta nachází v lokálním archivu
V tomto případě je to jednoduché. Poštovní archiv Outlooku je soubor, který obsahuje veškeré archivované zprávy. Tento soubor je možné snadno zálohovat datovou metodou nebo v rámci zálohy celého počítače (image disku nebo svazku). Naprostá většina zálohovacích programů umožňuje zálohování zautomatizovat podle vámi určeného plánu. Takže snadno nastavíte, aby se zálohy vytvářely třeba jednou denně, několikrát denně nebo například jednou týdně.

Co k zálohování použít
Pokud řešíte zálohování domácího počítače, doporučujeme vyzkoušet zálohovací program v češtině Acronis True Image. Pokud zálohujete firemní počítače, doporučujeme vyzkoušet zálohovací řešení pro organizace Acronis Backup. Obrovskou výhodou zálohovacího řešení Acronis Backup ve vztahu k archivu Outlooku (případně jiným velkým souborům, které se často mění) je fakt, že si můžete vybrat, jestli budete souborové zálohy (vybrané soubory a adresáře) zálohovat datovou metodou nebo blokovou metodou. U datové zálohy přírůstkovou metodou se do záložního archivu po každé změně zapíše celý soubor znova (záloha bude velmi bobtnat). U blokové metody přírůstkovou metodou se do záložního archivu zapíši jen změny bloků dat. Jinými slovy, první záloha bude velká (bude obsahovat celý archiv Outlooku), ale přírůstky už budou velmi malé.